(१) नेपाल सरकारको स्रोतबाट खर्च गरी दातृ पक्षबाट शोधभर्ना लिनु पर्नेमा देहाय बमोजिम गर्नु पर्नेछः–
(क) सम्बन्धित मन्त्रालय वा विभागले विभिन्न दातृ पक्षसँग भएको सम्झौताको आधारमा प्रत्येक आयोजनाले खर्च गरेको रकम
शोधभर्ना माग गर्ने अधिकारी तोकिदिनु पर्नेछ र शोधभर्ना माग गर्ने कार्यालयमा खर्चको फाँटबारी र अन्य विवरण उपलब्ध गराउने व्यवस्था गर्नु पर्नेछ । शोधभर्ना माग गर्ने वा सोझै भुक्तानी माग गर्ने अधिकारीको दस्तखत पठाउँदा संयुक्त दस्तखत हुने व्यवस्था गर्नु पर्नेछ ।
(ख) सम्बन्धित आयोजना वा कार्यालयले शोधभर्ना हुने गरी सम्बन्धित कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालयबाट प्राप्त गरेको निकासा रकम प्रचलित कानून तथा सम्झौतामा भएको व्यवस्था अनुसार खर्च गरी लेखा राख्नु पर्नेछ । रीतपूर्वकको खर्चको फाँटबारी र शोधभर्ना माग गर्ने कार्यालयले माग गरेको अन्य विवरण तथा आवश्यक कागजातहरू महिना भुक्तानी भएको सात दिन भित्र उपलब्ध गराउनु खर्च गर्ने सम्बन्धित कार्यालयको कर्तव्य हुनेछ ।
(२) शोधभर्ना माग गर्ने कर्तव्य भएको कार्यालयले शोधभर्ना माग गर्दा देहाय बमोजिम गर्नु पर्नेछः–
(क) मातहतका कार्यालय वा कार्यक्रम कार्यान्वयन इकाईलाई सम्झौता बमोजिम के कस्तो रकम खर्च गर्न सकिन्छ, के कस्तो रकम
खर्च गरेमा दातृ पक्षबाट शोधभर्ना हुन सक्दैन त्यसको जानकारी पठाउनु पर्नेछ । दातृ पक्षबाट शोधभर्ना हुने गरी निकासा भएको रकमबाट शोधभर्ना हुन नसक्ने रकम खर्च गर्नु वा गराउनु हुदैन ।
(ख) मातहतका कार्यालय वा कार्यक्रम कार्यान्वयन इकाईबाट शोधभर्ना माग गर्न आवश्यक पर्ने खर्चको फाँटबारीको अतिरिक्त अन्य आवश्यक विवरण वा कागजात माग गर्न सक्नेछ ।
(ग) मातहतका कार्यालय वा कार्यक्रम कार्यान्वयन इकाईबाट खर्चको फाटबारी र अन्य आवश्यक विवरण संकलन गरी जाँची
शोधभर्ना योग्य रकम निर्धारण गरी सम्बन्धित दातृ पक्षमा बढीमा पैतालीस दिन भित्र दातृ पक्षको निर्देशिका बमोजिम माग दरखास्त फाराम तयार गरी शोधभर्ना माग गर्नु पर्नेछ । यसरी शोधभर्ना माग भएको दरखास्तको एक प्रति महालेखा नियन्त्रक कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ । न्यूनतम माग सीमाङ्क (थ्रेसहोल्ड) नपुगेमा सो पुगेपछि मात्र शोधभर्ना माग गरी पठाउन सकिनेछ ।
(घ) मातहतका कार्यालय वा कार्यक्रम कार्यान्वयन इकाईलाई कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालयबाट शोधभर्ना हुने गरी निकासा
भएको, दातृ पक्ष सँग शोधभर्ना माग भएको, शोधभर्ना माग हुन बाँकी, शोधभर्ना प्राप्त भएको, शोधभर्ना प्राप्त हुन बाँकी आदि र सोझै भुक्तानी माग दरखास्त र भुक्तानीको अभिलेख राखी महालेखा नियन्त्रक कार्यालयमा भएको अभिलेखसँग प्रत्येक चार महिनामा भिडाउनु पर्नेछ ।
(ङ) प्रत्येक आर्थिक वर्ष समाप्त भएको तीन महिना भित्र अन्तिम लेखा परीक्षण नभएको अवस्थामा पनि परियोजना लेखा (अन
अडिटेड प्रोजेक्ट एकाउण्ट) तयार गरी दातृ पक्षलाई पठाउनु पर्नेछ । अन्तिम लेखापरीक्षण सम्पन्न गराई परियोजना लेखा दातृ पक्षले निर्दिष्ट गरे बमोजिम पठाउनु पर्नेछ ।
(च) परियोजनाको नाममा खोलिएको विशेष खाताको हिसाब मासिक रूपमा बैङ्क स्टेटमेण्टसँग भिडाई सोको प्रतिवेदन महालेखा
नियन्त्रक कार्यालयमा पठाउनु पर्नेछ ।
(छ) प्रत्येक आर्थिक वर्षको कार्तिक मसान्तभित्र गत आर्थिक वर्षको वैदेशिक स्रोत तर्फको शोधभर्ना र सोझै भुक्तानी हिसाबको पूर्ण
विवरण र त्यस सम्बन्धी एकिकृत आर्थिक विवरण महालेखा नियन्त्रक कार्यालयमा अनिवार्य रूपमा पेश गर्नु पर्नेछ ।
(३) उपनियम (२) को खण्ड (क) बमोजिम खर्च गर्ने कार्यालयले खर्चको फाँटबारी शोधभर्ना मागपत्र पेश गर्ने कार्यालयमा पठाएको र शोधभर्ना माग गर्ने कार्यालयले माग गरे नगरेको सम्बन्धमा प्रत्येक महिनामा सम्बन्धित कोष तथा लेखा नियन्त्रक कार्यालयले अनुगमन गर्नु पर्नेछ ।
(४) महालेखा नियन्त्रक कार्यालयले शोधभर्ना हुने गरी भएको निकासा, खर्च सम्बन्धित कार्यालय वा आयोजनाबाट शोधभर्ना माग भएको, दातृ पक्षबाट शोधभर्ना प्राप्त भएको र शोधभर्ना प्राप्त हुन बाँकीको अभिलेख राखी अनुगमन गरी चाडो शोधभर्ना गर्ने गराउने व्यवस्था गर्नु पर्नेछ ।
(५) यस नियम बमोजिम शोधभर्ना माग गर्न तोकिएको अधिकारीले मनासिव समयभित्र शोधभर्ना माग गरे नगरेको सम्बन्धमा मन्त्रालयले अनुसूची–८ बमोजिमको ढाँचामा मातहत कार्यालयहरूबाट चौमासिक विवरण लिई अनुगमन गर्नु पर्नेछ । लेखा उत्तरदायी अधिकृतले केन्द्रीय आर्थिक विवरण तथा शोधभर्नाको स्थितिको वार्षिक विवरण महालेखा परीक्षकको कार्यालयमा पेश गर्नु पर्नेछ ।